Andrejs Kučeruks
11.9.2019

Gör din bokslutsprocess mer effektiv med intelligent processautomatisering

Bokslutsprocessen har direkt samband med förändringen av finansförvaltning som pågår för närvarande. Å ena sidan handlar denna förvandling om digitalisering, vilket kräver att vi tänker om våra processer och integrerar nya lösningar i vår dagliga verksamhet. Å andra sidan handlar förvandlingen om rollen som finans spelar inom verksamheten. Finansfunktionen förändras från en grundläggande driftsfunktion till en väsentlig del av affärsstöd. Detta är en ny utmaning som finansområdet står inför – att bli en tillförlitlig och anpassningsbar affärspartner – vilket kräver snabbare och mer exakt finansiell rapportering och i slutändan en effektiv bokslutsprocess.

Varför är det viktigt med en effektiv bokslutsprocess?

”Snabbhet är av yttersta vikt för företagsverksamhet. Ju snabbare din finansavdelning kan avsluta bokslutet, desto mer tid får dina affärsledare på sig att förbereda lednings- och styrelsemöten, finansiell rapportering och beslutsfattande”, säger Dan Ahlstedt, f.d. VD för SAP Finland. Anpassningsbart och informerat beslutsfattande kräver tidsenlig och exakt finansiell rapportering och finanser spelar en viktig roll vad gäller att understödja verksamheter.

Snabbhet utan noggranna uppgifter tjänar dock ingenting till. Man kan kanske tycka att snabbhet kan uppnås på bekostnad av kvalitet, men detta stämmer inte riktigt. Att spendera mer tid på en process är ingen garanti för datakvalitet, men manuellt arbete kombinerat med en avsaknad av en tydlig process kan faktiskt öka risken för felaktiga finansiella rapporter.

 

Vad saktar ner bokslutsprocessen?

Bokslutsprocessen kan saktas ner av många olika externa faktorer. Dock vill vi här fokusera på problempunkter inom området finansförvaltning.

Avsaknad av en gedigen uppgiftslista för bokslutsprocessen

och verderbörlig kommunikation inom teamet. Finansiella team förlitar sig ganska ofta på delade kalkylark för att kontrollera uppgifter förknippade med bokslutsprocessen. Ibland kan tiotals eller hundratals revisorer ansvara för genomförandet av dessa uppgifter. De skriver ner vad de har gjort i filen och vidarebefordrar denna information till teammedlemmar via e-post. Detta tar självklart mycket tid, är inte särskilt tillförlitligt och kan var mycket kaotiskt när man redan lider av tidsbrist. Detta tillvägagångssätt gör det dessutom inte möjligt att kontrollera att uppgifter genomförs i tid.

För många manuella processer

Detta sker huvudsakligen till följd av den månatliga kontoavstämningen och förfaranden som förlitar sig på manuella anteckningar i journaler. I typiska fall måste finansteam gå igenom hundratals allmänna huvudbokskonton och exportera kontosaldon, för att sedan jämföra dem med reskontra och kontoutdrag. Om avvikelser hittas måste journalposter rättas manuellt för att korrigera kontosaldona. Med intelligent automatisering kan dock saldon från huvudboken inhämtas automatiskt, ett större antal lågriskkonton kan avstämmas automatiskt och journalposter kan importeras in i ERP-systemet med ett enda klick.

Finansteam är överhopade med företagsstyrnings- och efterlevnadskrav

Utan lämpliga förfaranden och verktyg på plats kan detta leda till att det tar mycket längre tid att fullborda bokslutsprocessen. Utan metoder för att genomföra systemiska kontroller blir team tvungna att involvera fler personer för varje uppgift för att därigenom kontrollera genomförandet.

Team använder sig av finanssystem av otillräcklig kvalitet för hantering av sin bokslutsprocess.

Det är vanligt att revisorer behöver arbeta med olika offline-system för att genomföra en enda uppgift. Den typiska anledningen till detta är att system som används är utdaterade, har begränsad funktionalitet eller inte är direkt integrerade med ERP-system. Till följd av detta ägnas mycket tid åt att kringgå systembegränsningar och mycket lite tid återstår för att granska och analysera resultaten. Intelligent processautomatisering har som syfte att låta revisorer genomföra alla uppgifter förknippade med bokslutsprocessen från en och samma plats, som har en realtidsanslutning till ERP-system.

 

Varför är inte robotiserad processautomatisering (RPA) tillräckligt för att förbättra bokslutsprocessen?

Medan RPA kan vara ett ganska enkelt första steg som man kan ta för att automatisera förfarandet måste finansteam även ta hänsyn till specifika aspekter av den finansiella bokslutsprocessen och vissa brister med RPA:

RPA-lösningar är bra på att genomföra repetitiva redovisningsuppgifter

som har få eller inga undantagssituationer. Flertalet uppgifter förknippade med bokslutsprocessen uppfyller dock inte detta krav. Uppgifter förknippade med bokslutsprocessen tar mycket tid i anspråk, kräver hög kognitiv förmåga såväl som bra bedömningsförmåga och skiljer sig åt från fall till fall.

RPA löser inte brister förknippade med bokslutsprocessens avsaknad av synlighet

RPA har problem med fallspecifika uppgifter såsom manuella journaler. För att göra processen så effektiv som möjligt måste finansavdelningen ta itu med processen från ändpunkt till ändpunkt och förstå hur andra lösningar kan leda till större fördelar om de kombineras med RPA.

RPA löser inte brister förknippade med bokslutsprocessens avsaknad av synlighet,

vilket kanske är en av dess största utmaningar. Att kunna övervaka alla uppgifter förknippade med bokslutsprocessen som redan har genomförts eller borde ha genomförts, såväl som ansvarsförhållanden, i realtid är av yttersta vikt. När team av revisorer använder sig av RPA-lösningar måste de hålla kontrollpunkter i åtanke för att se till att uppgifter genomförs på rätt sätt.

RPA-lösningar har inga samarbetsfunktioner

RPA-lösningar är utformade för att efterlikna manuella och repetitiva mänskliga interaktioner men har inga samarbetsfunktioner. Så det finns ingen funktion som informerar personer om undantag och arbetsflöden för godkännande som krävs av interna eller rättsliga regler.

RPA är inte en färdigbyggd lösning

I de flesta fallen måste RPA-program på det finansiella området ses som ett ständigt pågående arbete. Planering, utveckling, dokumentation, testning och igångkörning av projekt samt prestandaanalys utgör en del av varje företags RPA-projektcykel. Det kan ta mellan 2 och 6 månader att genomföra projekt med betydliga IT-element.

 

Varför kräver bokslut intelligent processautomatisering?

En effektiv bokslutsprocess kan beskrivas som snabb, exakt och utförd på ett kontrollerat sätt som uppfyller relevanta krav. Intelligent processautomatisering kan säkerställa dessa exakta egenskaper. Det rör sig om en kombination av RPA-liknande egenskaper som kan automatisera manuella uppgifter såväl som om exakthet och fler funktioner som möjliggör hantering av processer på ett kognitivt sätt, såsom via smarta arbetsflöden och processynlighet.

Kontroll och synlighet

Intelligent processautomatisering tillförsäkrar kontroll och synlighet. Ordspråket ”du kan inte hantera det som du inte kan mäta” gäller även i hög grad finansiella bokslut. Förmågan att övervaka uppgifter, distribuera arbetsbelastningen, tilldela ansvarsområden och följa produkters slutförande på ett tydligt sätt är ett måste, för att se till att bokslutsprocessen upphör att vara stressig och kaotiskt och istället blir transparent och organiserad.

Färdigbyggd för bokslutet

Till skillnad från RPA-robotprogram är lösningar baserade på intelligent processautomatisering särskilt anpassade för specifika funktioner/processer. Med andra ord så är all funktionalitet utformad med genomgående kunskap om utmaningar och bästa praxis på finanshanteringsområdet. Detta är anledningen till att en lösning som använder sig av intelligent processautomatisering inte bara möjliggör ett snabbare och mer exakt förfarande, men även införlivar metoder som gör det möjligt att uppfylla affärskrav och rättsliga krav och se till att redovisningskedjor upprättas.

Anpassningsförmåga

Ju större och mer komplex en organisations finanshantering är, desto större är behovet av verktyg som kan anpassas till företagets specifika verksamhet. Intelligent processautomatisering kan därför anpassas för att vara förenlig med företagets interna processer.

Realtidsanslutning till ERP-system

En annan stor skillnad är den förbyggda integreringen med ERP-systemet, vilket möjliggör validering av uppgifter i realtid och hjälper slutanvändaren att hantera sådana fel via användargränssnittet.

Kombinationen av alla dessa förmågor är exakt vad en effektiv bokslutsprocess rör sig om – att spåra och genomföra en rad olika uppgifter på ett kontrollerat sätt som efterlever relevanta krav, allt från en enda plats.

 

Om Aico – Intelligent automatisering av bokslutsprocessen

Aico hjälper medelstora och stora företag att hantera sin finansiella bokslutsprocess på ett sätt som snabbar upp den upp till 50 %. Vår produkt är en färdigbyggd lösning för att genomföra centrala finansiella bokslutsprocesser, såsom hantering av uppgifter förknippade med bokslutsprocessen, kontoavstämning och journalposter.

 BOKA DEMO 

Got interested? Read these articles too: