31.10.2019

4 grunder för korrekta bokslut

Organisationer strävar i allmänhet efter snabba och korrekta avslut. Utöver det står ekonomi- och redovisningsteam inför ökande interna och externa krav på efterlevnad. Oavsett vilken bransch och typ av företag det handlar om, är följande checklista för korrekta bokslut relevant för alla organisationer.

1. Boksluts schema och uppgifter.

Bokslut kan endast utföras i tid om det finns en tydlig definition av processen och uppgifterna. Även om processdefinition är ett väsentligt krav, kämpar många stora organisationer med att införa det med hjälp av föråldrade metoder, tidigare erfarenheter och en individs förmåga att organisera sitt arbete. Det finns flera risker och konsekvenser förknippade med avsaknaden av processdefinierade bokslut:

  • Brist på kontroll. Inga uppgifter för att spåra resultat, inga sätt att kontrollera vad eller när en uppgift utförs, eller av vem.
  • Begränsade möjligheter till förbättring. Teknik som stöder finans- och redovisningsverksamhet, som intelligenta processautomatiseringsverktyg, kan göra att bokslut går snabbare. Tekniken kan emellertid endast tillämpas för tydligt definierade uppgifter och processer.
  • Sen rapportering. En dåligt definierad process korrelerar vanligtvis med sen rapportering. Organisationer kan vara konsekventa i stängandet av perioden men levererar rapporter till företagsledningen mycket senare än vad som egentligen är möjligt.
  • Fel vid revisionskontroll – Att definiera en process med tilldelade ansvar och tydliga godkännandeprocesser ökar organisationens förmåga att uppfylla revisorns krav.  Att spåra stängningsuppgifterna, alla tillhörande bokföringsorder och slutligen kontoavstämningar från en och samma plats gör det enkelt att kontrollera efterlevnaden av revisionen.

Lösning:

Byt ut delade kalkylblad och e-postmeddelanden med intelligenta verktyg för hantering av bokslut. Aico-mjukvaruverktyg för hantering av bokslut är baserat på uppgiftsmallar som körs med specifika intervall.  Uppgiftsmallarna för bokslut är fullt konfigurerbara, men de innehåller vanligtvis information som uppgiftsnamn, beskrivning, företag, bokslutsperiod, prioritet, risk, förberedarens namn, förfallodatum, beroenden av andra uppgifter och godkännandeprocesser. Redovisningsteam behöver inte längre förlita dig på delade kalkylblad för att spåra bokslutsuppgifter och förfallodatum. De kan istället utföra sina uppgifter via mjukvara och följa bokslutet i realtid.

 

2. Uppdelning av arbetsuppgifter. 

Brist på tydlig uppdelning av arbetsuppgifter kan orsaka extra arbetsbelastning för redovisare som är delaktiga i bokslutsprocessen och är ett kritiskt krav på efterlevnad. Brist på uppdelning av uppgifter kan också innebära risker för en organisations ekonomi. För att illustrera detta kan vi titta på de manuellt registrerade bokföringsorder som redovisare förbereder, godkänner och publicerar i ERP-systemet. Om du låter den här bokföringsorderhanteringen skötas av en person kan det leda till att bokföringsorder med högt värde publiceras på ett olämpligt sätt utan några kontrollåtgärder. Att ha tydligt definierade uppgifter och godkännandemöjligheter minimerar riskerna och bidrar till att bokslutet sker med efterlevnad av revisionen.

Lösning:

Definiera arbetsuppgifter inom teamet med smarta arbetsflöden. Intelligenta processautomatiseringsverktyg som utformats specifikt för finans måste vara mycket konfigurerbara, så att organisationer kan definiera sina föredragna arbetsflöden. Aicos manuella lösning för journalpost erbjuder t.ex. en rollbaserad auktorisationsmodell. Det betyder att du kan fördefinera vem som kan skapa olika typer av journaler, vilken typ av godkännanden de behöver och vem som kan överföra journaler till dina ERP-system.

 

3. Styrkande underlag.

När efterlevnad och revision nämns i samma mening leder det ofta till huvudvärk och stress för många redovisare. Det är lättare att klara av bokslutet på ett korrekt sätt direkt i stället för att behöva bifoga saknade dokument när redovisningen görs. Styrkande underlag för manuella bokföringsorder betraktas med misstänksamhet av revisorer. Genom att se till att teamet av redovisare bifogar relevant underlag till varje bokföringsorder kan du spara mycket tid under revisionen och öka dina efterlevnadsresultat.

Lösning:

Tvinga fram obligatoriska styrkande underlag. Implementation av processautomatiseringsverktyg som Aico, som är utvecklat specifikt för ekonomiska bokslutsändamål, gör det möjligt för organisationer att definiera vilka typer av transaktioner som kräver styrkande underlag och säkerställer systematiskt bifogande av dokument.

 

4. Dokumentation för säkerhetskopiering.

Arkivering av digitala dokument är ett utmärkt exempel på efterlevnad som bidrar till hastigheten och aktualiteten i bokslutsprocessen snarare än att göra den besvärlig. Arkivering av fysiska dokument har en betydande inverkan på kostnader och hur lång tid bokslut samt revision tar. Inte bara material måste skrivas ut, kontrolleras att det stämmer och godkännas av utsedda individer (som ibland kan befinna sig på annan plats), det måste också finnas en kontrollmekanism som säkerställer att dokumenten arkiveras korrekt. Felaktig dokumentarkiveringsprocess leder till överträdelse av efterlevnaden och ökar tiden för revision och i slutändan också kostnaderna.

Lösning:

Automatisera arkivering av dokument. Ett intelligent processautomatiseringsverktyg som Aico säkerställer att arkivering sker när till exempel en bokföringsorder godkänns och publiceras i ERP-systemet. Alla transaktioner som registrerats i bokföringsordern sparas i ett format som underlättar permanent arkivering. Arkiverade dokument kan ses från Aico, dessutom skapas en PDF-version av varje bokföringsorder för att uppfylla kraven på efterlevnad av lagstiftningen. Revisorer kan få åtkomst till digitala arkiv på distans och granska transaktioner och tillhörande styrkande underlag.

 

Om Aico – Intelligent automatisering av bokslutsprocessen

Aico hjälper medelstora och stora företag att hantera sin finansiella bokslutsprocess på ett sätt som snabbar upp den upp till 50 %. Vår produkt är en färdigbyggd lösning för att genomföra centrala finansiella bokslutsprocesser, såsom hantering av uppgifter förknippade med bokslutsprocessen, kontoavstämning och journalposter.

 BOKA DEMO 

Got interested? Read these articles too: