31.10.2019

4 basisregels voor een correcte afsluiting aan het einde van de periode

In het algemeen streven organisaties naar een snelle, tijdige en accurate afsluiting. Echter worden financiële en accountingteams geconfronteerd met toenemende interne en externe nalevingseisen. Wat de specifieke industrie- en organisatiekenmerken ook zijn, de volgende checklist kan door elke organisatie worden gebruikt voor een correcte afsluiting van een periode.

1. Afsluitingsplanning en taken

Het afsluiten van een periode kan alleen tijdig gebeuren als het proces en de taken duidelijk zijn vastgelegd. Hoewel het vastleggen van processen een essentiële voorwaarde is, vinden veel grote organisaties het moeilijk om deze te implementeren vanwege een gedateerde manier van werken, ervaringen uit het verleden en de capaciteit van individuele medewerkers om hun werk te organiseren. Er ontstaan verschillende risico’s en consequenties  , wanneer het ontbreekt aan een duidelijke procesdefinitie voor de afsluiting:

  • Gebrek aan controle. Wanneer taken niet kunnen worden gevolgd, is het onmogelijk om te weten wie welke taak uitvoert en wanneer;
  • Beperkte mogelijkheden voor verbetering. Technologieën die financiële en boekhoudkundige werkzaamheden ondersteunen zoals intelligente procesautomatiseringstools kunnen het afsluitingsproces aanzienlijk versnellen. De technologie kan echter alleen worden gebruikt voor duidelijk vastgelegde taken en processen;
  • Verlate rapportage. Een slecht vastgelegd proces leidt tot een verlate rapportage. Organisaties kunnen bijvoorbeeld nog zo goed de afsluiting plannen, en toch veel later aan het management rapporteren dan potentieel mogelijk zou zijn;
  • Niet naleven van de auditregelgeving. Door het duidelijk vastgeleggen van het proces met toegewezen verantwoordelijkheden en heldere goedkeuringsprocessen is de organisatie beter in staat om de vereisten van de auditor na te leven.  Door afsluitingstaken, gerelateerde rapporten en boekhoudkundige afstemmingen op één enkele plaats te registreren, wordt het eenvoudig om naleving van de auditregelgeving aan te tonen.

Oplossing:

Vervang gedeelde spreadsheets en e-mails door een intelligente tool voor het beheren van het afsluitingsproces. De Aico softwaretool voor het beheren van het afsluitingsproces is gebaseerd op templates met taken die op specifieke tijdstippen uitgevoerd worden. Deze templates zijn volledig aanpasbaar. Normaliter bevat dit informatie zoals de naam van de taak, beschrijving, bedrijf, afsluitingsperiode, prioriteit, risico, taakverantwoordelijke, vervaldatum, afhankelijkheid van andere taken en goedkeuringsworkflow. Accountantsteams hoeven niet langer te vertrouwen op gedeelde spreadsheets om afsluitingstaken en vervaldatums op te volgen, in plaats daarvan kunnen ze hun taken via software uitvoeren en de voortgang van de afsluiting in real time te volgen.

 

2. Scheiding van taken

Het niet duidelijk scheiden van taken kan extra werk veroorzaken voor de medewerkers die betrokken zijn bij het afsluitingsproces. Tevens is het een essentiële compliancevereiste. Het niet scheiden van taken kan ook risico’s met zich meebrengen voor de financiën van een organisatie. Neem bijvoorbeeld handmatige journaalposten die medewerkers voorbereiden, goedkeuren en in het ERP-systeem vastleggen. Als het volledige journaalbeheer van begin tot eind in handen is van één persoon, kan dit leiden tot journaalposten met grote bedragen die veel impact hebben op de rapportage.

Wanneer er duidelijk vastgelegde taken en goedkeuringsrechten zijn, wordt het risico beperkt en draagt dit bij aan een juiste afsluiting.

Oplossing:

Leg taken vast binnen het team met slimme workflows. Intelligente procesautomatiseringstools die specifiek ontworpen zijn het verbeteren van financiële processen moeten in hoge mate configureerbaar zijn zodat organisaties de workflow van hun voorkeur kunnen vastleggen. Aico’s oplossing voor het beheer van handmatige journaalposten biedt bijvoorbeeld een op functie gebaseerd autorisatiemodel. Dit betekent dat vooraf kan worden bepaald wie verschillende typen rapporten kan maken, welke goedkeuringen zij nodig hebben en wie rapporten naar uw ERP-systemen kan overzetten.

 

3. Ondersteunend bewijs

Compliance en audit zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden en leveren accountants vaak stress op. Het is gemakkelijker de afsluiting gelijk correct uit te voeren dan ontbrekende documenten te moeten toe te voegen tijdens de audit. Ondersteunend bewijs voor handmatige journaalposten trekken doorgaans de aandacht van auditors. Wanneer het team dat verantwoordelijk is voor de afsluiting relevant ondersteunend bewijs toevoegt aan iedere journaalpost kan veel tijd worden bespaard tijdens de audit en wordt de vastlegging van het afsluitingsproces verbeterd.

Oplossing:

Verplicht tot specificatie en de documentatie van elke journaalpost. Het implementeren van procesautomatiseringstools zoals Aico, dat specifiek ontwikkeld is voor financiële afsluitingen, maakt het voor organisaties mogelijk om te definiëren welke soort transacties ondersteunend bewijs en het systematisch leveren van documenten vereisen.

 

4. Ondersteunende documentatie

Digitaal archiveren van ondersteunende documentatie is een uitstekend voorbeeld van hoe compliance kan bijdragen aan de snelheid en tijdigheid van het afsluitingsproces in plaats van het nodeloos ingewikkeld te maken. Het fysiek archiveren van documenten heeft een wezenlijke impact op de kosten en de snelheid van zowel de afsluiting als de audit. Niet alleen moeten documenten worden uitgeprint, nagekeken op juistheid en goedgekeurd door daarvoor aangestelde personen – die zich soms op verschillende locaties kunnen bevinden -, er moet ook een controle ingebouwd zijn om ervoor te zorgen dat de documenten op de  juiste manier gearchiveerd worden. Wanneer het proces omtrent de archivering van documenten tekortschiet, heeft dit negatieve gevolgen voor de compliance, de tijd die aan de audit wordt besteed alsmede de kosten.

Oplossing:

Automatiseer en digitaliseer   de archivering van ondersteunende documentatie. Een intelligente procesautomatiseringstool zoals Aico zorgt ervoor dat archivering plaatsvindt als er bijvoorbeeld een rapport goedgekeurd wordt en in het ERP-systeem wordt toegevoegd. Alle transacties die zijn opgenomen in rapporten, worden opgeslagen in een formaat dat permanent archiveren vereenvoudigt. Gearchiveerde documenten kunnen vanuit Aico bekeken worden en daarnaast wordt een PDF-versie van elk rapport gemaakt om te voldoen aan wet- en regelgeving. Auditors hebben op afstand toegang tot een digitaal archief en kunnen transacties en gerelateerd bewijs doornemen.

 

Over Aico: intelligente procesautomatisering voor de financiële afsluiting

Aico helpt middelgrote en grote ondernemingen om het proces van hun financiële afsluiting tot 50% sneller af te ronden. Ons product is een kant-en-klare oplossing voor belangrijke financiële afsluitingsprocessen zoals taakbeheer, reconciliaties en journaalposten.

 BOEK EEN DEMO

Got interested? Read these articles too: